退去手続きをスマートに！不動産会社サイト案内の新常識と実践ポイント

「退去連絡をしたのに必要書類が届かない」「手続き方法が分からず何度も電話した」——入居者が退去時に抱えるストレスは決して少なくありません。

不動産会社にとっても、退去関連の問い合わせや調整業務は集中しやすく、スタッフの負担が大きい領域です。こうした課題を解決するカギが、自社サイトを活用した退去手続き案内です。

この記事では、入居者目線と不動産会社目線の両面から、退去手続きにおけるサイト活用の新常識を紹介します。

退去時に起こりやすい「入居者の不満」ベスト5

退去時は引っ越し準備や新生活の段取りで忙しいため、手続きが少しでも複雑だと入居者の不満が一気に高まります。よくある不満をランキング形式で整理してみましょう。

1. 退去連絡の窓口がわかりにくい
   
   電話？メール？書面？どの方法で退去を申し出ればよいか不明確だと、入居者は戸惑い、対応が遅れます。
   
2. 必要書類が揃わず手続きが進まない
   
   「印鑑証明がいるの？」「住民票は最新のもの？」といった疑問が多く、書類不備で再提出を求められることも少なくありません。
   
3. 立会い日時の調整に時間がかかる
   
   担当者との電話やメールでのやり取りが何往復も必要になり、双方にストレスが溜まります。
   
4. 原状回復費用の説明不足
   
   退去精算に関するトラブルは業界全体で多発しています。事前にルールや目安が伝わっていないと不満が爆発しやすいのです。
   
5. 進捗が不透明で不安が募る
   
   「今どこまで進んでいるのか」「鍵の返却はいつか」など、先が見えない状況は不安を増幅させます。
   

これらはすべて、不動産会社のサイトで情報提供や手続きを仕組み化すれば解消できる問題です。

サイト案内で解決できること

退去手続きに関する不満を、サイト活用によってどのように解決できるのか。入居者と不動産会社、両方の視点で整理してみましょう。

入居者視点のメリット

• 24時間アクセス可能：忙しい人でも自分の都合に合わせて手続きを確認できる
  
• FAQやチャットボットで即解決：よくある質問を自動応答で対応すれば、問い合わせ不要
  
• 進捗の見える化：マイページで「申込受付済み」「立会い日確定」「清算完了」といったステータスを確認でき、安心感が高まる
  

不動産会社視点のメリット

• 問い合わせ工数の削減：電話対応に追われず、業務の効率化が実現
  
• 手続きの抜け漏れ防止：フォーム入力や自動通知で人的ミスを防げる
  
• 顧客満足度の維持と紹介獲得：退去時の印象が良ければ、次の入居者紹介や口コミに繋がる
  

退去は「契約終了」ではなく、「次の顧客接点の入り口」に変えられるのです。

成功事例

事例1：東京の賃貸仲介会社

A社は退去関連の問い合わせが多く、繁忙期には電話がパンク状態でした。そこでFAQページを整備し、「退去申込方法」「必要書類一覧」「原状回復ルール」を公開。

結果、退去に関する問い合わせ件数は30％減少。スタッフの負担が軽くなり、契約更新や新規入居対応にリソースを回せるようになりました。

事例2：大阪の法人向け不動産会社

B社では法人契約の退去申込が多く、書類提出や立会い調整に時間がかかっていました。自社サイトに退去申込フォームを設け、書類をアップロードできる仕組みを導入した結果、処理スピードが2倍に改善。

法人担当者から「煩雑なやり取りが不要で助かる」と高評価を得ています。

事例3：福岡の賃貸管理会社

C社は立会い調整に多くの時間を取られていました。そこでサイトに「オンライン立会い予約カレンダー」を設置。入居者が希望日時を直接選べる仕組みにしたところ、調整時間は半減。スタッフも「電話の行き違いがなくなり、効率が上がった」と実感しています。

事例4：名古屋の分譲マンション会社

D社では退去時の原状回復費用に関するトラブルが課題でした。そこでサイトに「原状回復ルール解説動画」を掲載。壁紙や床の使用年数ごとの費用負担目安を解説したところ、顧客からの理解度が上がり、トラブル件数が大幅に減少しました。

事例5：神奈川の地域密着型不動産会社

E社は退去進捗が分かりにくいという不満が多く寄せられていました。そこでマイページで「退去ステータス」を公開。「審査中」「立会い待ち」「精算中」などをリアルタイムに更新した結果、顧客満足度調査で「安心して任せられる」との評価が急増しました。

事例6：北海道の不動産会社

F社は退去フォローの電話対応に追われていました。LINEと自社サイトを連携し、退去手続きの各ステップをLINEで自動通知する仕組みを導入。「申込受付完了」「立会い日が確定しました」といった通知が顧客に届くため、不安が解消され、スタッフの工数も削減されました。

実践ガイド「退去手続きサイト案内5ステップ」

1. 退去申込フォームを設置する
   
   入居者が24時間いつでも申込可能に。自動返信メールで受付完了を通知すれば安心感が生まれます。
   
2. 立会い予約カレンダーを導入する
   
   入居者が希望日時を選択し、担当者の予定と自動で調整。やり取りの効率化に直結します。
   
3. 原状回復ルールを動画・図解で公開する
   
   文章だけでは伝わりにくい内容も、動画やイラストで視覚的に説明すれば誤解が減少。トラブル防止につながります。
   
4. 進捗確認ページをマイページ化する
   
   ステータス表示で顧客の不安を軽減。「いま何をすべきか」が分かるように設計することがポイントです。
   
5. LINEやメールで自動通知を行う
   
   顧客にリアルタイムで情報を届けることで、問い合わせを削減。利便性が飛躍的に向上します。
   

退去DXチェックリスト

• 自社サイトで退去申込ができる？
  
• 入居者がFAQを見れば電話せずに解決できる？
  
• 立会い予約はオンラインで完結する？
  
• 原状回復ルールをWebで説明している？
  
• 契約終了までの進捗を可視化できている？
  

Yesが3つ以下なら、退去手続きのDXはまだ道半ばです。

今後のトレンド

AIチャットボットによる退去対応

自然言語処理を活用したAIが24時間質問に対応。問い合わせ負担を大幅に削減できます。

電子契約との完全統合

原状回復費用の合意や精算までオンライン化。退去完了まで一気通貫で処理できる未来が近づいています。

IoT鍵との連動で立会い不要化

スマートロックを利用すれば、退去立会いをオンライン化できる可能性も。省人化と利便性向上が同時に実現します。

まとめ

退去手続きは「契約の終わり」ではなく「次の信頼構築の始まり」です。サイトを活用して退去体験をスムーズにすれば、顧客満足度を高め、口コミや紹介につなげられます。

株式会社リグネットでは、退去申込フォームや進捗管理システム、LINE通知の仕組みまで、ワンストップで導入支援が可能です。

「退去対応で現場が疲弊している」と感じる不動産会社様は、ぜひご相談ください。